Limite le contenu du système documentaire à l'indispensable et au nécessaire.

Le système documentaire est généralement un casse tête.

Tu as 100 procédures, 200 templates, une myriade d'enregistrements...

La moitié de ces docs, tes collègues ne les lisent pas, ne les appliquent pas, voir n'ont même pas connaissance de leur existence.

Mais toi tu dois les faire produire, vérifier, diffuser, conserver, protéger, modifier, archiver etc...

Un bon outil GED peut-il t'aider? Certainement.

Par contre si tu veux être serein, ce n'est pas par là qu'il faut commencer: d'abord il faut dégraisser.

La priorité c'est de catégoriser les documents:
- les indispensables
- les nécessaires
- les autres (=inutiles)

Prends les un par un et pose toi la question: à quoi sert ce document ?

1/ A répondre à une exigence normative ou réglementaire

Procédure obligatoire, enregistrement de conformité, preuve à conserver.

Ces documents sont indispensables.

Exemples: enregistrement de contrôle produit, libération de lot, rapport d'audit, réponse aux situations d'urgence...

Tes seules options d'optimisation: les simplifier et les combiner entre eux.

2/ A définir, exécuter, clarifier, représenter les activités et responsabilités

Est-ce que quelqu'un en a besoin pour bien faire son job? Est-ce que je vais semer la zizanie si je le supprime?

Si tu réponds oui à une de ces questions: tu es face à un document nécessaire.

Ex: mode opératoire, procédure de gestion de projet, missions du pilote de processus...

La aussi: simplification et combinaison.

3/ Ni indispensable, ni nécessaire

Un doc qui n'est pas lu, qui n'est pas exploité, qui ne répond pas directement à une exigence et qui n'aide pas tes collègues à travailler n'a pas lieu d'être!

Ces documents sont inutiles.

Si tu en as: supprime les, sinon ne les crées pas.

Ta priorité c'est d'identifier les documents indispensables et nécessaires pour les optimiser.

Le reste: poubelle!

Ceci fait, tu commenceras à trouver plus de sérénité.

PS: note quelque part lesquels sont indispensables ou nécessaires, ainsi tu ne te poseras plus la question.

PPS: une fois que tu as nettoyé ton système documentaire, tu peux réfléchir à la gestion et envisager un super logiciel de GED. Mais pas avant!