L'automatisation consiste à confier un des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée à des systèmes informatiques plutôt qu'à des humains.

L'objectif est de réduire les tâches administratives et permettre aux équipes de gagner du temps pour se focaliser sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Le fonctionnement est simple: un déclencheur génère une action.

Quelques exemples sur le suivi d'un plan d'actions:
- une semaine avant la date prévue de réalisation d'une action, un email de rappel est envoyé au pilote de l'action
- quand le pilote modifie une action en passant son statut de en-cours à soldé, un email est envoyé au gestionnaire du plan d'action pour l'en informer.

On gagne le temps que prendrait le suivi des délais et l'envoi des emails.

Le même principe peut être appliqué pour les workflow de gestion documentaire, par exemple.

Mais attention: pour pouvoir automatiser, le processus doit être clairement défini et efficace.

Dans les exemples précédents: le pilote d'action doit être au courant des actions à réaliser et de leur délai. Il doit savoir accéder au plan d'action. Sinon la relance automatisée est inutile...

Pour un système documentaire, les règles de rédaction, vérification, approbation, modification, revue, accès, conservation, diffusion doivent être établies, claires et efficaces. La GED (gestion électronique des documents) ne va pas les inventer!

Retiens que le système informatique ne prendra pas de décisions, il appliquera ce qu'on lui demande de faire, donc déclencheur => action. Si ça n'est pas répétables et si ça ne fonctionne pas sans l'informatique, l'automatisation n'est pas une bonne idée.