top of page

#06: Réussir son audit (2/3) - L'audit à proprement parler

Salut à toi,

bienvenue à ce 6ème Rendez-vous Qualité, nous sommes désormais 582! 🤩

Je remercie le sponsor de cette édition qui permet de garder la newsletter gratuite:

QualNet, éditeur de solutions logicielles dans le domaine de la qualité, la gestion des risques et de la conformité depuis plus de 25 ans. Avec Intraqual DOC, GED conçue spécialement pour la gestion des fonds documentaires de référence des organisations et Intraqual DYNAMIC, logiciel no-code de dématérialisation de processus métier, découvrez des logiciels qui s'adaptent à votre organisation (et pas l'inverse 😉) ! 

Si le contenu te plait, tu peux cliquer sur le cœur juste sous le titre pour m’aider et aussi parce que, oui, ça me fait plaisir. ❤️

Allez hop!

 

Temps de lecture : 10 minutes

 

Au sommaire:

  • L’actualité

  • Relations avec l’auditeur

  • Réactivité

  • Communication

  • Capitaliser

 

L’actualité

📻 Prochain Live QSE sur Linkedin avec Anthony Deles

Ce sera le vendredi 17/03 à 13h. Plusieurs possibilités pour le sujet, tu peux donner ton avis ICI. Les inscriptions seront possibles à partir de la semaine prochaine ou sinon viens simplement sur mon profil Linkedin le jour dit, à l’heure dite.

🏘️ Le Village QSE

Le Village QSE c’est la communauté en ligne qui regroupe les passionnés de QSE, fondée et animée par Anthony et moi même. Nous sommes déjà plus de 470 villageois!

Tu y trouves un forum thématique qui te permet de discuter avec d’autres qualiticiens et QSE. On y est entre nous, à l’abri des regards (pas comme sur Linkedin 😉) et au final on apprend tous ensemble, on s’entraide et on se sent moins seuls. Plus d’infos et inscription par ICI.

Passons au sujet du jour: réussir son audit de certification. Pour relire la première partie dédiée à la préparation de l’audit, c’est par ICI.

Aujourd’hui je te parle du jour J.

Et un audit… Ca commence avec un auditeur. D’ailleurs on m’informe qu’il est arrivé à l’accueil: c’est parti!


Relations avec l’auditeur

L’accompagner

La première règle à respecter dès le début de l’audit: ne pas laisser l’auditeur seul! Dès qu’il arrive sur le site puis où qu’il soit, quelqu’un doit l’accompagner et idéalement ce quelqu’un c’est toi.

Ceci est vrai sur les temps d’audits mais aussi sur les temps de pause méridienne et si possible sur les trajets (je vais en reparler).

Tu vas me dire: “Et si j’ai deux auditeurs, je me coupe en deux?” Mais non! 🙃 Tu es plus malin que ça… Tu nommes un collègue accompagnateur de l’autre auditeur. En étant bien clair: pas d’autres missions pendant l’audit que d’accompagner l’auditeur! Choisis plutôt quelqu’un de ton équipe, compétent en qualité, et fiable.

Pourquoi c’est important: pour des raisons de sécurité, pour le guider d’un secteur audité à l’autre et parce que tu veux avoir des paires d’yeux et d’oreilles à toi quoi que voie ou entende l’auditeur, tout simplement.

Time keeper

L’auditeur a beaucoup de choses à emmagasiner, suivre, retenir pendant un audit. C’est loin d’être une partie de plaisir. Il arrivera qu’il te demande de l’aider en jouant le rôle de time keeper. En gros tu fais en sorte que le planning soit respecté et quand tu vois qu’une discussion dure, tu lui rappelles le temps restant sur le créneau, afin qu’il ne soit pas pris au dépourvu. Car normalement les horaires d’audit doivent être respectés! On ne déborde pas d’une heure par ci, d’une heure par là. D’autant que cela présente le risque que les audités du secteur suivant ne soient plus dispos si l’auditeur arrive en retard…

Le off

En dehors des créneaux d’audit à proprement parler il y a les moments “off”: les trajets entre l’hôtel et le site, le café avant de démarrer, la pause déjeuner, la pause clope s’il est fumeur, les trajets d’un secteur à l’autre, voire d’un site à l’autre… D’ailleurs tu peux lui proposer de faire le taxi entre son hôtel et le site. Ca lui fera une problématique de moins à gérer.

Essaie de profiter de ces moments pour discuter avec l’auditeur. Cherche à connaitre son background, ses expériences d’audit les plus marquantes, son opinion sur la dernière ou prochaine version de la norme, son avis en tête à tête sur ce qu’il a vu sur le site pendant la journée ou la veille, des pistes sur les difficultés qu’il a pu constater… Bref, tu l’as compris: l’objectif c’est d’être aidant, facilitant et de créer un dialogue.

Créer une relation

Ces moments sont importants pour plusieurs raisons. D’une part tu as plein de choses à en apprendre. Un auditeur voit énormément d’entreprises et peut potentiellement te transmettre beaucoup d’idées intéressantes. Ensuite s’il y a bien quelqu'un qui connait les normes, c’est lui! Donc si tu as un doute ou si une exigences n’est pas claire, profites en.

D’autre part, si tu te mets à sa place deux minutes: il arrive pour quelques jours dans une ville et sur un site où à priori il ne connait personne. Tous les gens qu’il va croiser dans la journée se passeraient bien de le rencontrer. Les journées d’audit sont longues et fatigantes tant nerveusement que physiquement. Ca a beau être son métier, crois moi, ce n’est pas facile! Alors un peu d’empathie et de sympathie sont les bienvenus. C’est un confrère qualiticien finalement, et on pourrait presque dire que vous êtes dans le même camp. En tout cas vous parlez le même langage.

Et puis qui sait… Cette relation et ton approche pourraient peut être influencer (inconsciemment bien sur) l’appréciation de ce qu’il constate pendant l’audit? Peut être aussi poses tu des bases pour faciliter l’audit de l’année suivante car il sera enthousiaste à l’idée de revenir sur ton site? Bref, créer cette relation mets de l’huile dans les rouages.


Réactivité

Ouvre l’œil

Pendant les séquences d’audit tu dois rester extrêmement attentif. Le moment le plus important, c’est en arrivant dans le secteur. Vois tu quelque chose d’anormal? Si oui, essaie de réagir immédiatement. Un enregistrement incomplet, du 5S non respecté, un opérateur qui ne porte pas ses EPI… Fais en sorte de corriger cela tout de suite. Soit tu le fais toi même, soit tu demandes à une personne du secteur de le faire. Evidemment l’objectif c’est que l’auditeur ne le voit pas! 😅

En cas de constat

Il est normal d’avoir des constats en audit, et si tu te souviens bien je trouve même positif d’avoir quelques non-conformités. Par contre quand on commence à les empiler, il faut essayer de gérer la situation afin de limiter les dégâts!

Supposons que l’auditeur fasse un constat: réactivité maximale!

  • S’il est possible de faire une action curative rapide: on la fait tout de suite! N’attend pas que l’auditeur soit passé à autre chose, agis. Tout simplement parce que ça démontre que la situation constatée n’est ni normale, ni tolérée…

  • Ensuite, dès la fin de la séquence d’audit, demande à l’encadrement du secteur d’immédiatement analyser les causes du constat et de proposer un plan d’action correctif et préventif. Si une ou deux actions peuvent être bouclées dans la journée c’est encore mieux.

  • Dès que l’analyse et le plan d’action sont établis, informe l’auditeur et demande lui 5 minutes en fin de journée pour que les audités puissent les lui présenter. S’il refuse, explique lui toi même les causes analysées et les actions prévues.

Pourquoi c’est utile de faire cela? Deux raisons.

La première c’est que tu démontres la culture de l’entreprise: réactivité, amélioration, travail d’équipe. Tu renvoies l’image d’une entreprise qui veut avancer et qui le prouve.

La deuxième c’est que l’auditeur ne caractérise les constats qu’en fin d’audit, avant la réunion de clôture. Si tu parviens à faire du curatif, de l’analyse de causes et du correctif / préventif avant ce moment, il se retrouve dans la situation de prononcer une non-conformité sur un sujet déjà traité en bonne partie!

Et là… Soit il met la non-conformité en disant qu’il suffit de formaliser ce qui a été fait… Soit il ne la met pas, ou plutôt la transforme en point sensible ou opportunité d’amélioration, car il considère que le niveau de risque associé ne justifie plus une non-conformité.

Et voilà. Ca ne fonctionne pas pour tous les sujets mais tu peux me croire, j’ai évité quelques non-conformités de cette manière. 😉


Communication

Faciliter la compréhension

Souvent dans les entreprises on utilise des abréviations et du jargon. Pas facile pour l’auditeur de les comprendre! Mais c’est pareil dans l’autre sens, quand il utilise des termes que tes collègues n’ont pas l’habitude d’entendre. Alors joue l’interprète si besoin, fais reformuler, suggère des traductions… Bien sûr tu ne dois pas répondre aux questions à la place des audités, mais la reformulation peut te permettre de subtilement les mettre sur la voie.

Prévenir

Il y a des auditeurs qui ont leurs marottes. Des questions qu’ils posent systématiquement ou des points sur lesquels ils sont plus attentifs que d’autres. Essaie de les repérer sur les premières séquences d’audit, puis informe s’en les copains .

Par exemple j’ai eu un auditeur qui demandait à toutes les personnes qu’il croisait s’ils connaissaient la Politique Qualité. Étonnamment, plus l’audit avançait et mieux les audités savaient lui répondre. 😅

Reporter

Pendant l’audit la direction n’est pas présente en permanence. Mais crois moi elle souhaite savoir comment il se déroule! Dès que des constats faut poindre un risque de non-conformité, tu as intérêt à l’en informer. Ca peut être un simple SMS du type: risque NC sur tel sujet, à tel endroit.

Ainsi quand la direction croisera l’auditeur, au déjeuner ou en fin de journée, elle sera déjà informée et pourra évoquer les constats. Car s’il y a bien une chose que les dirigeants n’apprécient pas, c’est les surprises et être pris au dépourvu.

Partager

Pour terminer, prends un moment chaque soir pour envoyer un bilan de la journée par mail à la direction, au codir et aux audités de la journée et des suivantes. Ca permet de mettre tout le monde au bon niveau d’information.

Ceci est également utile au sein d’un groupe, quand l’auditeur fait la tournée des sites. Dans ce cas rajoute tes homologues des autres sites à la liste de diffusion.


Capitaliser

Les découvertes

Il se passe toujours plein de trucs en audit et tu vas découvrir des choses sur ton entreprise et sur le système de management. Je te conseille de prendre un maximum de notes au fil de l’audit, car la masse d’informations brassée est telle que si tu ne le fais pas tu vas les zapper. Aie toujours un cahier avec toi! Tu les reliras une fois l’audit terminé.

Les constats

Quand l’auditeur fait des constats, assure toi absolument de bien les comprendre. Là aussi: grosse prise de notes! Arrivé en fin d’audit tu seras parfois surpris par la manière dont les constats sont formulés par l’auditeur. Ta prise de note te permettra de t’assurer de bien traiter le bon problème et aussi de conserver les pistes de traitement évoquées a chaud.

Alimenter l’amélioration

Au delà des découvertes et des constats, tu verras plein de petits soucis, de dysfonctionnements, tu auras des idées d’amélioration. Note les bien car tu pourras revenir dessus plus tard, quand l’audit sera terminé et les constats “officiels” traités. Les audits sont une mine d’or pour nourrir l’amélioration globale de ton système de management. D’ailleurs cela vaut aussi pour améliorer l’organisation et le déroulement des audits en eux mêmes.

Les collègues

Pour terminer observe attentivement tes collègues en situation d’audit. Tu vas découvrir que certains sont hyper à l’aise, volontaires, et d’autres, ben tout le contraire! Ces informations vont te servir pour les prochains audits ou pour d’autres types d’audits, comme ceux des clients. Quand tu auras la latitude de choisir un secteur à auditer plutôt qu’un autre, et donc certains audités plutôt que d’autres, tu sauras sur qui miser.

Pour tout te dire j’ai été épaté par certains collègues, capables de confisquer le bâton de la parole à l’auditeur et de mener leur barque sans anicroches. Tandis que d’autres ont une capacité hallucinante à dire ce qu’il ne faut pas dire et mettre les pieds dans le plat… Il y en a aussi qui préfèrent se faire porter pâles les veilles d’audit. Quelque part tant mieux, et c’est bien de le savoir avant! 😁

Allez, c’est tout pour aujourd’hui!

Troisième et dernier épisode consacré à la réussite des audits la semaine prochaine.

A bientôt,

Benoit

PS: Apres le succès du premier volet et vos messages, j’envisage de créer une formation en ligne sur la réussite des audits. Pour confirmer que c’est une bonne idée, tu peux me faire part de ton intérêt ICI. Je la ferais uniquement si assez de monde se manifeste et il y aura une réduction à la clé pour ceux qui l’ont fait. 😉

0 vue0 commentaire

Posts récents

Voir tout
bottom of page