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Déployer une routine de préparation des audits est à la fois efficace et rassurant pour tes collègues.

Aide tes collègues à se préparer aux audits de certification. Ils sont accaparés toute l'année par leurs activités et généralement quand approche l'audit ils ne savent pas comment se préparer.

Je te recommande les pratiques suivantes:

1/ Un briefing par secteur audité, environ 2 à 3 semaines avant l'audit.

C'est toi qui l'organise et qui le mène, avec le pilote de processus et l'encadrement, en abordant les points suivants:
- rappel de la planification: date, heure et lieu de l'audit
- identification des personnes qui seront auditées à minima et confirmation de leur disponibilité
- rappel de ce qu'est l'audit ISO et des principales exigences applicables sur le périmètre
- identification des sujets critiques: non-conformité du précédent audit, problématiques dans les activités ou l'application du système, mauvais résultats... Pour chaque sujet critique, identifier et réaliser des actions court termes si c'est possible, et préparer l'histoire pour l'audit: les causes identifiées, les actions en cours pour mettre sous contrôle.
- identification des points forts sur le périmètre (en aidant les collègues qui souvent ne les voient pas), puis élaboration de stratégies pour les mettre en avant pendant l'audit.
- passage en revues des check-list de préparation (voir ci-dessous) pour s'assurer de la bonne compréhension des points a vérifier
- clôturer sur une note rassurante, donner confiance, car souvent les audits sont appréhendés par les audités.

2/ Des check-lists de vérification spécifiques à chaque périmètre

- Une check-list à réaliser par le pilote de processus ou le responsable du secteur, environ deux semaines avant l'audit, dans la foulée du briefing.

Mets dans la check list tout ce que le pilote doit vérifier: mise à jour documentaire, réalisation et stockage des enregistrement, indicateurs à jour, traitement des incidents en cours, qualification du personnel, gestion des modifications... Le contenu doit vraiment être spécifique à chaque secteur.

- Une check-list plus opérationnelle à réaliser la veille ou quelques heures avant l'audit.

L'idée c'est de parcourir l'atelier ou le secteur et de s'assurer que les standards sont respectés et qu'il n'y pas de faux pas: 5S, port des EPI, stockage, présence des instructions de travail, enregistrements à jour, plan de contrôle réalisé, produits libérés...