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#09: Améliorer l'accueil QSE des nouveaux arrivants

Salut à toi,

bienvenue à ce 9ème Rendez-vous Qualité, nous sommes désormais 745! 🤩

Si le contenu te plait, tu peux faire suivre à tes amis et cliquer sur le cœur juste sous le titre parce que, oui, ça me fait plaisir. ❤️

Je remercie le sponsor de cette édition qui permet de garder la newsletter gratuite pour les lecteurs:

Cognilearning, la solution e-learning pour booster l’accueil, la prévention et la formation QSE des nouveaux arrivants, des intérimaires, des entreprises extérieures, des salariés, des transporteurs et des visiteurs.

Allez hop!

 

Temps de lecture : 8 minutes

 

Au sommaire:

  • L’actualité

  • Les enjeux de l’accueil QSE

  • Ce qu’on voit trop souvent

  • Mes recommandations pour booster l’accueil QSE

 

L’actualité

Le million!

Une actu insolite pour commencer: j’ai fait mon premier post viral sur Linkedin, avec plus de 1 200 000 vues! Truc de dingue, j’ai du couper les notifs, ca n’arrêtait plus de biper. 😅 Il est ICI si tu ne l’as pas vu passer.


Il m’aura fallu près d’un an… Et 280 posts! Alors j’en tire un conseil: si tu doutes quand la culture d’entreprise n’avance pas, quand le système qualité ne progresse pas, quand il faut répéter tous les jours les mêmes messages: continue tes efforts, ils vont payer ! Linkedin c’est comme un SMQ: on progresse dans la durée, sur le temps long.

Rédacteur invité

L’autre actu c’est que je suis invité à rédiger des articles sur les blogs de 2 partenaires éditeurs de logiciels, en lien avec la qualité. Et je n’en suis pas peu fier! 😊

Tu peux retrouver mes articles parus cette semaine:

  • Sur le blog d’AGEVAL SOLUTIONS, à propos du calcul des coûts de la non-qualité: ICI.

  • Sur le blog d’HOP3TEAM, qui raconte les audits de certification Qualiopi vus de l’intérieur: ICI.

 

Passons au sujet du jour!

Les enjeux de l’accueil QSE

De quoi parle-t-on?

J’évoquais à l’instant le temps long du SMQ. Et bien tout commence par cet accueil, à l’arrivé des nouveaux embauchés ou intérimaires. Ils découvrent l’entreprise, vont s’y déplacer, y travailler, côtoyer moults dangers et risques, être au contact des produits.

Le but l’accueil QSE est simple: leur permettre de faire tout ceci en sécurité, tant vis à vis d’eux mêmes, que de leurs collègues, que des produits.

C’est aussi un premier contact avec l’entreprise, la rencontre des premiers collègues, et donc généralement un moment dont le nouveau collaborateur se souviendra.

Une obligation réglementaire

L’accueil QSE est-il obligatoire réglementairement? Oui! Pour l’aspect sécurité en tout cas. Je te rappelle que l’employeur a une obligation de résultat en terme de protection des travailleurs et que la sensibilisation en fait partie.

Pour la qualité et l’environnement ce n’est pas obligatoire, mais l’intérêt semble évident de sensibiliser le nouvel arrivant dès le départ.

Quel contenu?

Pendant l’accueil QSE on aborde généralement 4 sujets:

  • RH: le règlement intérieur, les horaires, les contacts pour les besoins administratifs…

  • Sécurité: les risques présents dans l’entreprises, les mesures prisent pour les prévenir, les règles à respecter en conséquence, le comportement à tenir en cas de problème.

  • Qualité: présentation de la politique qualité (ou QSE si intégré), des produits, des risques sur leur conformité, des règles de bases.

  • Environnement: encore les risques, les impacts possibles et les règles, comme celles pour le tri des déchets et les situations d’urgence.

Parfois on ajoute une partie production, pour évoquer les procédés et les principes de travail.

Bref, le contenu est à adapter à ton entreprises, son contexte et ses risques. Ce qui m’intéresse aujourd’hui, c’est plutôt de te parler de la forme de l’accueil QSE.


Ce qu’on voit trop souvent

Le constat que j’ai fait dans trop d’entreprises est que cet accueil QSE n’est pas très efficace. Plusieurs facteurs contribuent à cela, qui parfois se combinent entre eux:

Trop court

Les personnes s’installent à peine, on les bombarde d’informations en 30 minutes top chrono, sans temps d’échange et hop en production! Faut taper de la pièce et remplir du camion.

Trop long

L’inverse arrive aussi. Plusieurs heures à écouter des interlocuteurs successifs, voir des vidéos, lire des documents. Alors que les personnes viennent à peine d’arriver. En général quand ça baille sévère, c’est trop long.

Trop dense

Le pendant du trop long c’est le trop d’informations et de consignes transmises. Des acronymes, du jargon, trop de sujets… On peut être sûr que le pourcentage retenu et assimilé sera faible. Attention ce risque existe aussi avec un accueil trop court dans lequel on essaie d’en caser un maximum.

Trop instantané

J’entends par là un accueil qui est trop concentré dans le temps. Un seul moment, uniquement cette séance à l’arrivée. Aucune informations transmise en amont, plus aucune en aval. Evidemment ça risque de mener à du trop long, trop dense…

Trop soporifique

Si les nouveaux arrivants sont passifs pendant l’accueil, regardent des vidéos, écoutent l’intervenant sans bouger, sans parler, leur niveau d’attention et de mémorisation atteint les profondeurs des abysses. L’accueil c’est de la communication: le but est que les messages soient reçus et compris, pas qu’ils soient transmis (même si ça permet de prouver qu’on l’a fait…).

Trop en salle

Spoiler: les risques sécurité, qualité, environnement prépondérants ne se trouvent pas en salle, mais sur le terrain! Alors pourquoi vouloir les expliquer et faire de la sensibilisation uniquement en salle?

Trop automatisé

Imagine. On te donne des documents à lire. Puis une vidéo à regarder. Puis un questionnaire d’évaluation à remplir. Et c’est fini. Le mode auto pilote n’est pas efficace pour faire passer les messages.


Mes recommandations pour booster l’accueil QSE

Répartir l’accueil dans le temps

Comment en dire beaucoup, permettre la compréhension et l’assimilation des informations, sans faire trop long, ni trop dense? En le faisant en plusieurs fois pardi! Pourquoi l’accueil ne devrait se dérouler que sur un seul créneau, à l’arrivée le 1ier jour?

Je recommande de découper l’accueil en 3 phases:

1/ Avant l’arrivée sur site:

Oui, oui, tu m’as bien lu: commencer avant que les personnes n’arrivent. Leur transmettre des premières informations comme le plan du site, la localisation des vestiaires, les horaires, le règlement intérieur… Tu peux même commencer à leur parler des risques QSE, des produits et des machines.

Le but c’est d’éviter la déferlante du premier jour, avec trop de nouveauté d’un seul coup et des personnes un peu perdues.

Autre avantage: la répétition. Les règles les plus importantes seront mieux mémorisées si elles sont présentées, expliquées et rappelées à plusieurs occasions.

Comment faire? Envisage l’e-learning. Crée des modules courts que les futurs nouveaux arrivants peuvent visionner en autonomie. Certaines sociétés d’intérim l’ont d’ailleurs déjà mis en place.

Pour le faire par toi même, je te suggère de faire un tour sur le site de Cognilearning, le sponsor de cette newsletter. Il propose exactement ce qu’il te faut, avec des modules standards personnalisables et surtout toute la traçabilité!


J’en parle en connaissance de cause puisque j’ai été client et utilisateur de l’outil pendant des années. Nous avons même poussé la collaboration un peu plus loin. Il y a un indice sur mon profil Linkedin 😉.

2/ A l’arrivée sur site:

Un séquence courte, centrée sur le strict essentiel pour pouvoir circuler et opérer dans l’entreprise en sécurité, plus les basiques de chez basiques en qualité et environnement. Une heure devrait être un maximum!

Tu peux en profiter pour remettre aux participants un petit support récapitulatif des points à retenir. Imagine un petit dépliant à glisser dans la poche. L’avantage c’est que les personnes peuvent le garder sur elles en permanence et y revenir quand elles en ont besoin. Il peut aussi servir de base aux briefings sécurité futurs. C’est hyper efficace, d’autant plus si ta direction joue le jeu d’avoir le sien et de le sortir de temps en temps! La aussi Cognilearning peut t’aider. Ils proposent un modèle basé sur celui que j’ai créé à l’époque avec eux.


3/ Dans la durée:

Qui a dit que l’accueil devait se terminer le matin du premier jour? Je préconise de prévoir des séquences réparties dans le temps. L’objectif est de distiller l’information, notamment celle qui est moins essentielle, à des moments plus propices. On comprend mieux certains risques ou règles après avoir passé quelques jours dans l’entreprise.

On peut imaginer des séquences courtes très ciblées sur le poste de chacun, à répartir:

  • à l’arrivée sur le secteur d’affectation

  • après une semaine

  • après un mois

L’intérêt c’est aussi de reboucler les messages et de s’assurer de leur assimilation. J’ai toujours été sceptique vis à vis de la pertinence des résultats des quizz d’évaluation du matin du premier jour. C’est plus fiable quand on les refait plus tard.

Répartir l’accueil dans l’espace

Tu l’auras compris: un accueil 100% en salle n’a pas de sens! Il faut essayer de caser un passage sur le terrain, pour visiter les locaux, les ateliers, voir les zones à risque concrètement, voir les nouveaux collègues porter les EPI etc…

Evidement la manière de procéder et la durée sont à contextualiser. L’idéal c’est quand même de le faire le matin du premier jour, avec les messages essentiels. Par exemple: 30 minutes en salle, puis 30 minutes sur le terrain. Mais cherche absolument à inclure ce passage sur le terrain, il est indispensable.

Limiter le contenu de l’accueil

Pour jauger de la densité du contenu d’informations que tu transmets, part de ce principe: tout ce qui est dit dans la séquence du premier jour doit être compris et retenu. Oui, tout! En partant de là, tu devrais pouvoir identifier ce qui n’est pas essentiel.

Ce qui est introductif, ça a été fait en amont. Ce qui n’est pas essentiel, ça pourra être transmis au cours des séquences réparties dans la durée.

Marquer les esprits

Pour finir, soigne l’animation. Essaie de marquer les esprits. Sois surprenant, fun, mémorable! Fais réagir et parler les personnes. Toi ou la personne qui anime bien sûr. Tu comprends qu’il est important de bien la choisir. Quelqu’un qui n’y croit pas, qui récite de manière monotone, ça ne le fait pas.

Certaines entreprises vont même plus loin et intègrent de la gamification dans leurs parcours d’accueil. Ca peut prendre la forme de chasses au trésor avec de la géolocalisation, des quizz répartis sur les premières semaines avec des points et des badges à gagner, un classement. Des infos à découvrir en interviewant certains collègues, histoire de briser la glace… Bref, il est possible d’être hyper créatif!

Avec une animation travaillée, finalement, les messages et les consignes transmis sont associés à des émotions positives. Ils sont mieux perçus, acceptés et totalement légitimés. C’est tout bénèf, non?

On s’arrête là pour aujourd'hui!

Si tu as toi aussi des bonnes pratiques, tu peux en faire profiter les copains en commentaires.

Je te souhaite un bon week-end et te dis à bientôt,

Benoit

PS: Dans ce monde de réseaux et d’échanges virtuels je crois encore au bouche à oreille… Alors si tu apprécies de me lire, partage autour de toi. 😉

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