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#05: Réussir son audit (1/3) - La préparation

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Allez hop!


 

Temps de lecture : 10 minutes

 

Au sommaire:

  • L’actualité

  • Comment réussir un audit de certification?

  • Le travail de fond

  • Les semaines précédant l’audit

  • La dernière ligne droite


L’actualité

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  • la Newsletter reste gratuite pour les lecteurs

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Comment réussir un audit de certification?

C’est un vaste sujet, central pour tous les responsables qualité ou QSE, que j’ai envie d’aborder en détail. Alors c’est non pas une, mais trois newsletters successives qui vont traiter de ce sujet! (Je te gâte… 🤗)

Commençons par le commencement.

Les critères de réussite

Que faut-il pour considérer que l’entreprise a réussi son audit? La réponse triviale c’est l’obtention ou le maintien de la ou des certification(s) visée(s). Oui. Ok.

Mais bon, si on est un peu sérieux: on ne va pas à un audit initial sans avoir confiance dans le fait d’obtenir la certification. Et en audit de suivi ou de renouvellement la probabilité de la perdre est extrêmement faible. Donc à mon avis non, ce n’est pas un bon critère!

Je pense qu’il est plus intéressant de regarder les impacts que va avoir l’audit:

  • sur l’entreprise et le système de management: un audit qui révèle des non-conformités ou des points sensibles va faire progresser le système, car il va falloir les traiter. C’est donc une valeur ajoutée et de l’amélioration pour l’entreprise, même si on pense le contraire en réunion de clôture. Par contre attention: pas trop! 😅

  • au niveau des collaborateurs: s’ils sont plus impliqués, plus motivés, plus engagés suite à l’audit, alors pour moi c’est une belle réussite. Donc obtenir un max de points forts!

J’ajouterais que le temps d’audit est un moment “qualité” pour les collaborateurs. Donc tout ce qui peux favoriser leur perception et leurs ressentis de manière positive est à considérer également comme un facteur de réussite (planification claire, respect du timing, communication avant et pendant l’audit etc…).

Fixer des objectifs

Voici les objectifs que je préconise pour mesurer la réussite d’un audit. (Bien sur ils sont à affiner ou compléter selon ton contexte):

  • Obtenir au moins une non-conformité, mais pas plus de 4

  • Obtenir deux fois plus de points forts que de non-conformités (voire 3^^)

  • Obtenir des pistes de progrès, des points sensibles etc… en grand nombre

  • Pas de modification de planning en cours d’audit qui auraient pu être anticipées, pas de couac logistique, pas de dépassement d’horaires.

Maitriser les 3 temps

Pour qu’in fine l’audit soit réussi, on va devoir travailler:

  • avant l’audit, afin de le préparer

  • pendant l’audit, le moment le plus actif

  • après l’audit, pour en tirer un max de profit

Dans cette première newsletter dédiée au sujet, je fais le focus sur la préparation en amont de l’audit. La semaine prochaine on verra le pendant, puis la semaine suivante l’après (très logique tout ça… 🤔).


Le travail de fond

Laisse moi enfoncer une porte ouverte: ton système de management doit vivre toute l’année! S’il est tout pourri et que rien ne se passe 11 mois de l’année sur 12 ça va être difficile, même avec une super préparation…

Ce travail de fond a pour but d’abord la conformité, puis l’amélioration. Donc faire ce qui est prévu, bien sûr avec une direction qui joue son rôle et des collaborateurs impliqués (mais ça tu le savais déjà 😉).

Un système vivant reste ta meilleure garantie pour l’audit. La finalité c’est d’ailleurs qu’il puisse être audité n’importe quand.

Avant d’en arriver à ce stade de maturité, voyons comment agir en amont de l’audit annuel.


Les semaines précédant l’audit

Planification anticipée

La préparation est d’abord organisationnelle. Assure toi de communiquer les dates proposées par l’auditeur en interne auprès des futurs audités, pour t’assurer de leur disponibilité. Quand tout le monde est ok tu peux les valider avec l’auditeur.

💡 Un conseil: pas d’audit de certification en période de vacances scolaires! Tu peux être sûr que tu auras des audités absents pour cause de congés.

Ensuite les aspects matériels: réserve une salle, prévois des rallonges, des multi prises, le wifi, commande le café, les repas, facilite l’organisation logistique de l’auditeur (hôtel, transferts). Fais cela en amont pour ne pas que cela vienne te parasiter la semaine avant l’audit, car tu auras mieux à faire! (Oui, j’ai un jour perdu 2 heures une veille d’audit à chercher des switchs et des câbles Ethernet… Ne fais pas comme moi, fais le avant! 😅)

Communication

Quand les dates sont figées, tu peux lancer la communication large spectre. Toutes les personnes concernées dans l’entreprise doivent savoir qu’un audit va avoir lieu, quand, sur quel périmètre, pour quelle certification, pourquoi c’est important.

Poursuis ta comm avec des rappels sur les basiques. Je préconise un ou deux Flash Info par semaine, par mail. Tu peux aborder: les risques produits, les réflexes en cas d’anomalie, le traitement des non-conformes, la politique qualité…

Tout ceci peut être rebouclé en réunion de service par les managers, afin d’apporter les éclaircissements dont les collègues pourraient avoir besoin.

Briefings par séquences d’audit

En t’appuyant sur le plan d’audit, organise une séance de briefing pour chaque séquence d’audit, direction incluse. Fais le idéalement 2 à 3 semaines avant l’audit. Ca prends du temps mais c’est hyper efficace!

Invite le pilote de processus et l'encadrement du secteur à minima. Prévois des durées de 1 à 2h. Puis aborde les points suivants:

  • Rappel de la planification: date, heure, lieu et périmètre de l'audit.

  • Rappel de ce qu'est l'audit ISO, du fonctionnement de l’auditeur, des principales exigences applicables sur le périmètre et des règles internes associées.

  • Identification des personnes susceptibles d'être auditées et confirmation de leur disponibilité.

  • Rappel de la posture de l’audité: répondre aux questions, demander de reformuler si besoin, ne pas chercher à cacher la misère, on ne lave pas le linge sale en audit.

  • Identification des sujets critiques (comme une non-conformité lors du précédent audit, des exigences non respectées, de mauvais résultats...). Pour chaque item, identifie et fais réaliser des actions court terme. Puis prépare l'histoire à raconter si l’auditeur tombe dessus: les causes identifiées, les actions en cours et celles prévues. Objectif: savoir démontrer si besoin que la situation est connue, analysée et sous contrôle.

  • Identification des points forts sur le périmètre (souvent les collègues ne les voient pas), puis élaboration de tactiques pour les mettre en avant pendant l'audit.

  • Revue des check-lists (voir ci-dessous) pour s'assurer de la bonne compréhension des points à vérifier.

  • Organisation du début de la séquence d’audit: par où faire arriver l’auditeur, qui l’accueille, qui présente le secteur.

  • Clôture sur une note positive et rassurante pour donner de la confiance.

Check-list à 2 semaines

Demande au manager de vérifier son secteur à l’aide d’une check-list que tu lui auras préparée. Elle peut porter sur la mise à jour documentaire, la production et le stockage des enregistrements, les indicateurs à jour, le traitement des incidents en cours, le suivi des plans d’actions, la qualification du personnel, la connaissance des règles de base, la gestion des modifications... Le contenu doit absolument être ciblé et spécifique à chaque secteur.

C’est une pratique très rassurante pour les managers, qui sont ainsi guidés dans leur préparation. Souvent ils sont volontaires, mais ne savent pas comment se préparer. Ils peuvent d’ailleurs ressortir la même check-list à chaque audit, ça devient pour eux une routine de préparation et ça les rend autonomes.

Ne t’oublie pas!

Généralement tu fais toi aussi partie des audités, sur le pilotage du processus qualité ou amélioration, et les activités associées.

Or l’écueil quand tu passes du temps à aider tes collègues, c’est de ne pas te préparer toi même! Et finalement d’être celui qui récolte la non-conformité… Ca m’est arrivé, ne rigole pas… 😤

Alors prévois bien des créneaux pour toi dans ton agenda.


La dernière ligne droite

Check-list à 24/48h

Demande aux managers une dernière vérification juste avant l’audit, focalisée sur le terrain cette fois-ci. L'idée c'est de parcourir l'atelier ou le secteur et de s'assurer que les standards sont respectés: 5S, port des EPI, stockage, identification des produits, présence et respect des instructions de travail, enregistrements à jour, plan de contrôle réalisé, rebuts isolés, produits libérés...

Hyper présent et hyper dispo

De ton côté fais la tournée des popotes, sois encore plus sur le terrain que d’habitude, disponible pour apporter ton support aux futurs audités et les mettre en confiance. C’est un moment ou les gens ont énormément besoin de parler! 😉

N’oublie pas que la veille et pendant un audit c’est le moment de l’année où certes, tu es le plus sollicité, mais aussi le plus écouté. Tu as plus d’influence, les collègues ont besoin de toi, tires en parti.

En pleine forme

Pour finir, les semaines d’audit sont intenses, ce sont de longues journées fatigantes physiquement et nerveusement, alors prend soin de toi les jours précédents pour être en forme. Essaie de faire de bonnes nuits de sommeil et de prendre l’air!

Voila, on est parés, l’audit peut commencer! 😎

Rendez-vous la semaine prochaine pour évoquer l’audit à proprement parler.

A bientôt,

Benoit



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